I varje modernt företag går mycket av arbetstiden åt till pappersarbete. Det gäller oavsett vilken bransch du verkar i. Det kan handla om bokföring, interna PM eller kontakt med kunder som behöver lagras. För att du ska kunna spara dem och nå dem på ett enkelt sätt gäller det att hitta rätt tekniska lösning. I dagens digitala samhälle finns det lyckligtvis smarta alternativ för dig som vill ha en modern dokumenthantering. Det gör att du kan lagra stora mängder dokument till ett lågt pris.

Dokumenthantering i molnet

Molntjänster är ett bra alternativ för dig som vill kunna lagra dokument på ett enkelt sätt. När datorerna först började användas i många företag var det stora hårddiskar som gällde. Då kunde dokument och andra filer visserligen lagras digitalt vilket frigjorde mycket utrymme – men de gick inte att nå över nätet. Med en molntjänst kan du logga in var du än befinner dig och nå dokumenten hos ditt företag. Det gör det betydligt enklare för medarbetare att jobba hemifrån eller på resande fot. Det gör också att samarbeten underlättas mellan kollegor eftersom det är lätt att dela dokumenten. MicroData är ett företag som har tagit fram flera olika system där du kan kolla det mesta genom molntjänster.

Säkerheten viktig

En viktig aspekt av dokumenthantering på nätet är att det finns en bra säkerhet. Eftersom många jobbdokument kan vara av känslig karaktär som inte bör läsas av alla behöver det finnas olika mekanismer som skyddar dina papper från obehöriga. När du väljer en molntjänst på nätet är därför tryggheten av största vikt. Ett exempel på en bra mekanism som ökar säkerheten är så kallad e-signatur. Det betyder att du måste logga in med hjälp av en särskild enhet för att du ska verifiera dig som behörig vilket gör att ni som företag kan vara trygga i dokumenthantering på nätet.